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医院实施第三方支付模式存在的财务风险与对策

添加时间:2022-08-23 15:20

  一、第三方支付模式在医院结算中的应用

  “第三方支付”是指具备一定实力和信誉保障的第三方独立机构,通过联网对接的方式,为交易双方提供的与银行支付结算系统接口的网络支付模式。以微信、支付宝为代表的第三方支付模式,凭借其低成本、高品质、便捷高效的优势,在现实生活中被普遍使用。

  为适应患者的支付习惯、优化患者就诊流程、提高收费人员工作效率,依照国家卫健委下发的《关于印发公立医院开展网络支付业务指导意见的通知》等文件的要求,各医院陆续引入了第三方支付模式。

医院扫码支付

  第三方支付模式的引入为患者提供了更多的缴费方式,优化了医院财务工作的流程。

  首先,第三方支付平台可以通过与“智慧医疗”、医院官方微信等多个平台整合,为患者提供便捷的挂号、结算服务;颊呖梢灾苯油ü只蜃灾瓿晒液沤煞,无需到人工窗口排队挂号付款,避免携带大量现金可能导致的风险,也提高了就医效率。从医院的角度看,这将减少需要通过人工收费窗口缴费的人数,可以极大缓解就诊高峰期收费人员的压力。

  其次,第三方支付模式的引入,一方面可以降低医院窗口现金结算的比例,降低收费人员的工作强度,提高收费工作的准确性。另一方面可以提高收费窗口结算的效率,患者在人工缴费窗口通过微信或支付宝以扫码的方式支付,相较于传统的现金支付、POS机刷卡以及支票支付等支付方式耗时更短,缴费排队时间也会相应缩短。

  最后,第三方交易平台信息具有可追溯性,患者可以随时查询支付的金额、支付的时间等相关信息,医院与患者之间信息不对称的情况将有所缓解,可以避免患者由于询问相关问题对收费窗口工作人员时间的占用,也可以减少此类问题带来的纠纷。

  第三方支付模式相较传统的支付方式具有明显的优势,为患者和医院双方都提供了极大的便利。第三方支付模式的引入也进一步促进了医院工作流程的改进和管理模式的创新。但是随着该支付模式在医院中逐渐深入运用,与之相关的财务风险也逐渐暴露。

  二、医院引入第三方支付模式可能引起的财务风险

  (一)对账流程复杂导致的财务风险

  第三方支付模式复杂多样,医院为方便患者会引入多种第三方支付平台;颊呖梢酝ü腔垡皆篈PP、医院公众号、自助挂号机、在人工窗口扫码支付等多种方式通过微信、支付宝等第三方支付平台进行付款。不同第三方支付平台连接的银行结算端口可能也不相同。

  财务人员不仅需要将HIS系统产生的交易明细与从微信、支付宝等第三方支付平台获取的账单进行核对,而且需要将每个银行账户的收款与应提现的第三方支付模式收款进行核对。相较于传统的现金支付、POS机刷卡等支付模式,引入第三方支付模式后,财务人员对账的工作量大大增加。

  如果第三方支付所依赖的程序或者网络发生故障,极有可能发生当日HIS系统与第三方平台的数据不相符或者通过银行账户提现的金额与第三方支付平台的账单不相符的情况。财务人员必须确定每项差异产生的原因,并针对性地进行处理,这一过程也将耗费大量时间及精力。

  (二)信息系统不完善导致的财务风险

  目前第三方支付模式对软件平台的依赖性极强,医院要实现第三方支付必须将原有收费系统与第三方支付平台对接。鉴于各家医院收付款情况的复杂性,目前尚缺乏一套标准规范的信息系统对第三方支付模式进行支持。各医院相关信息系统只能在在不断产生问题、解决问题的过程中逐渐进行完善。

  不够完善的信息系统发生故障、程序出错的概率较高,系统运行过程中可能产生大量通过第三方支付模式收付款的操作失败、第三方平台收款或退费成功但医院系统无显示、重复收款或退费等问题。这在降低第三方支付的使用效率的同时也会增加医院财务风险。

  (三)资金到账时滞性导致的财务风险

  第三方支付模式下,患者支付的资金并不能直接到达医院账户。第三方支付平台往往通过二次清算的模式为医院与患者提供有关资金的中间服务;颊呓煞巡氖杖虢冉氲谌狡教,在医院进行提现操作后,该款项才能被转入医院银行账户之中。由于第三方支付平台中的资金不能实时到达医院的银行账户,随着通过第三方支付模式缴费的患者增多,医院会产生大笔滞留在第三方支付平台中的在途资金。

  大笔资金到账的滞后性可能会影响医院资金的周转,进而影响医院对于资金使用的安排,降低医院资金的使用效率。此外,医院无法对滞留在第三方支付平台中的资金进行管控,这一部分的资金安全性无法得到最大程度的保障。如果第三方平台出现资金挪用等问题极有可能给医院造成极大的损失,医院将因此承担额外的财务风险。

  (四)退费情况多样导致的财务风险

  传统支付模式下,现金退费可以由收费窗口直接操作,第三方支付模式下的退费则需要通过第三方支付平台作为媒介来完成。第三方支付平台响应不及时可能造成退费的时滞,导致患者与医院产生纠纷。第三方支付模式也无法避免由于系统不稳定导致退费过程中产生的风险。

  系统错误、信息延迟等原因可能会导致的HIS系统与第三方平台收付款信息不符的情况,这将造成无法退款或者重复退费的问题。如果出现退款金额大于第三方平台资金余额的情况,退费将从留存于第三方平台中的备用金中扣除,若此时医院在第三方支付平台中备用金不足,将导致退费失败。

  如果退款申请人与付款人身份信息不符,则无法通过第三方支付平台退费至申请人,这种情况下需要进行人工退费的操作。通过第三方平台收款,但无法原路退回的款项,需要财务人员通过银行转账等方式将费用退还,这一过程中可能会产生财务舞弊的风险。

医院收费窗口

  三、第三方支付模式下医院财务风险控制措施

  (一)建立严格的对账程序

  为应对对账流程复杂导致的财务风险,医院应该建立完善的对账管理制度。针对不同收费模式对应的收费路径和提现时长,财务制度应当规定相应的对账周期与对账内容,尽量缩短对账的周期,提高对账的及时性,避免拖延导致的对账难度的增大以及财务风险的增加。

  对账过程中,财务人员应当加强与第三方平台之间的账目核查工作,将HIS系统数据与第三方平台数据进行匹配与对比,通过交易流水号、缴费及退费时间、收付款金额等相互对照,提取不能匹配的交易记录。财务人员还应当将已提现至银行账户的金额与HIS系统收付款数据进行对比,查明除HIS系统与第三方平台数据差异之外,应提现至银行的金额与实际收到的银行存款是否具有差异。

  银行账户收款、HIS系统、第三方支付平台账单三者之间无论哪两方之间产生差异,均应当及时查明原因,防范由于信息不对称产生的财务风险。如果是系统原因导致的差异,则应当及时与相关平台进行沟通,要求其对系统漏洞进行修复,从源头遏制风险隐患。

  (二)加强软件及硬件的建设和升级

  第三方支付模式的顺利实施依赖于信息化平台的建设。为应对信息系统不完善导致的财务风险,医院首先要更新原有的财务信息系统,使之能与各第三方支付平台顺利对接。由于不同第三方支付平台对软件及硬件的需求不尽相同,因此原有的财务信息系统相应?樾枰攵愿髌教ú煌氐憬兄匦律杓。

  此外,医院需要做好财务信息系统与HIS系统的连接,使财务系统与HIS系统能保持信息的同步,降低不同系统之间信息误差。

  在与第三方平台合作时,医院收付款相关数据会被第三方平台获取,为确保支付系统的安全性,应当在医院系统与第三方平台接口处加设密码,保证信息在传输过程中不会被盗用截留,避免信息系统的漏洞带来的财务风险。同时医院网络平台应对患者进行实名认证,保证患者相关信息与第三方平台获取的支付信息能够匹配。

  医院相关部门还应关注硬件设备,及时对自助缴费、窗口扫码、线上支付等不同支付方式所需硬件设备进行更新维护,保障整个支付系统的顺利运转,避免出现由于硬件无法支持导致的收付款失败的情况。

  (三)加强对第三方支付在途资金的关注

  第三方支付模式下,资金到账具有时滞性。第三方平台对于沉淀资金的使用不受医院监管,第三方支付平台越权使用资金将导致医院财务风险,为降低在途资金的财务风险,医院应谨慎选择合作方,尽量选取可靠的第三方支付平台进行合作,避免第三方支付平台出现问题导致的损失。

  此外,医院应加强对第三方支付平台收付款现金流量的监控,对通过第三方支付平台收取的资金提现应当及时,不同的第三方支付平台及其连接的银行端口对平台资金提现的规定不同,医院应在第三方平台允许的范围内尽可能缩短提现的时间,加快资金的周转。

  对于对账过程中发现的提现金额与应从第三方支付平台提取的收入不相符的情况,应及时查明原因,对由于系统原因未能提取的资金进行及时提取,避免资金在第三方平台上滞留时间过长产生额外的风险。

  (四)做好退费管理工作

  为应对退费情况多样导致的财务风险、减少因退费产生的纠纷,医院应当建立健全第三方支付模式下退费审核流程。针对新的收付款模式,对原有流程进行调整,确保退费工作有章可循。

  对于需要退费的项目,要有专人审核退费信息,核定无误后经由原渠道退回患者缴款账户。原渠道退回的方式一方面可以确保医院和患者资金安全,另一方面可以减轻同一付款渠道的现金流压力,加大资金周转。

  因网络崩;蛉砑┒吹贾碌耐朔盐侍,首先应通过第三方平台解决,若查实无法通过第三方平台退费,则应由财务人员对退费信息进行核对之后手动退费。对于患者原缴款账户注销等客观因素导致的无法原路退回的款项,需要经审批后将资金退回至患者提供的账户。

  当产生退费不能通过付款的渠道退回时,财务人员对退费的审核工作应进一步加强,确保退费的真实与准确,避免舞弊行为的产生。

  此外,医院应当在第三方支付平台留有充足的备用金,确保各个时点第三方平台中的资金余额足以满足患者的正常退费需求,避免退费失败对收费人员以及负责对账与退费的财务人员工作效率产生影响。

  (五)建立完善的财务制度及预警机制

  除针对具体财务风险采取措施之外,医院还应针对第三方支付模式制定完善的财务制度及内控制度。

  医院应针对第三方支付模式设置合理的岗位,明确每个岗位的职责与权限,明确在第三方支付模式中每个环节的审批和授权制度。加强对财务人员的培训、考核和监管,提高其业务能力,减少由于复杂的业务流程导致的财务风险。

  医院应对原有内控制度同步更新,加强不同部门之间的配合,探究新的控制措施,切实防范财务风险。第三方支付工作的开展离不开财务科与其他相关科室的配合,第三方支付系统软件及硬件的更新需要技术人员的支持,财务人员与三方支付平台的账务核对、问题查询等工作需要信息科等相关科室的配合。

  医院应通过制度的制定,增强内部沟通的时效性,避免不同部门之间对于工作的推诿。

  医院应建立财务预警机制,选取适当的财务风险预警指标,建立财务风险预警指标体系,及时关注不同收款渠道资金的流向,监控资金从收取到提现以及退款的全部流程,对超出阈值的资金流动做出预警并及时应对。

  四、结束语

  医院引入第三方支付模式,可以优化付款流程、提高结算效率,在为患者提供便利的同时,能够减轻现金收费窗口工作人员的压力、减少人工成本、降低人均排队等待时间、减少患者与医院的纠纷。但是随着第三方支付模式的引入,收付款业务流程变得更加复杂、软硬件设施需要不断完善、第三方支付平台可能产生外部风险,上述问题均会导致医院财务风险的增加。

  为应对相关财务风险,医院应当对已有软件硬件设施进行改进和维护,做好与第三方支付平台的对接,同时完善原有财务制度与内控制度,优化收费、退款、财务对账等流程,建立相应预警机制,以维护医院资金安全。

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